Il cliente aveva la necessità di digitalizzare i documenti cartacei firmati che provavano l’avvenuta consegna, e gli stessi dovevano essere resi digitalizzati ai loro mandatari.

Il processo avveniva totalmente manualmente, gli addetti allo smistamento delle bolle divideva i documenti dei vari clienti, li scansionava, lii raggruppava per giorno di consegna e alla fine allegava all’email i documenti scansionati.

Abbiamo proposto l’applicazione di un’etichetta con barcode contenente l’identificativo della consegna presente nel sistema di gestione consegne. In questo modo, il documento viene associato in modo univoco alla consegna presente a gestionale.

Terminata la consegna l’autista lascia il plico di bolle firmate in ufficio, dove un addetto si occupa di scansionarle tramite uno scanner documentale Brother. Lo scanner permette la scansione fronte e retro in una singola passata, e la scansione di formati e grammature differenti.

Il file generato dallo scanner viene posizionato in una cartella monitorata da ARXivar.

Quando un file viene rilevato, tramite Plugin Manager, il file viene splittato in più file, in base al barcode presente sulla bolla. Una regola di analisi dei barcode permette di considerare solo alcune tipologie di barcode. una volta splittato il file, viene generato per ogni file un profilo in ARXivar, e gli vengono associati tutti i dati della spedizione recuperandoli dal database del gestionale.

Un Workflow permette l’analisi dei profili documentali creati e associa in un unico file i DDT scansionati aventi lo stesso barcode, in modo da generare un unico file.

Tramite le maschere di ARXivar, e’ stata gestita l’interfaccia di configurazione per l’invio dei POD.

L’interfaccia e’ dinamica e richiede differenti tipologie di dato in base all’invio del POD da effettuare.

Sono state scelte 3 + 1 tipologia di invio da effettuare:

Caricamento dul portale web di tracciamento delle consegne del cliente

Invio tramite FTP su FTP del committente della spedizione

Invio tramite email del singolo POD o di un singolo file giornaliero contenenti tutti i POD del giorno.

Tramite un WorkFlow dedicato all’invio del POD, il file viene inviato al Committente in base alla configurazione scelta.

E’ possibile da configurazione creare un nome file dinamico che rispecchi le esigenze del cliente.

Al termine del processo, viene segnato a gestionale che il POD e’ stato inviato al cliente e viene inserito l’ultimo stato della consegna indicante che il DDT e’ ritornato in sede firmato.

Grazie a questa implementazione, sono stati drasticamente abbattuti i tempi di gestione dei POD. In caso di reclamo, i POD sono facilmente consultabili accedendovi direttamente dall’interfaccia del gestionale.

Sono già in previsione degli step successivi, che prevedono la compressione dei POD archiviati e inviati al cliente in modo da ottimizzare lo spazio occupato su disco mantenendo comunque integra la leggibilità ‘del documento.

Un ulteriore step sarà quello di utilizzare il tool di ARXivar ARXpp per applicare digitalmente in sovra impressione il barcode di identificazione della bolla prima di essere stampate.

(Questo perche’ le bolle non vengono generate dallo spedizioniere, ma gli verranno fornite in formato digitale oltre all’attuale formato cartaceo.)